Localizar una factura, recuperar un contrato o clasificar los documentos de cada departamento puede consumir una parte importante del trabajo administrativo. En FM4 implantamos soluciones de gestión documental con iArchiva para empresas de Huelva y provincia.
Combinamos digitalización, reconocimiento óptico de caracteres y clasificación documental para organizar facturas, albaranes, contratos y otros documentos empresariales. Los criterios de archivo se definen según la documentación y los procesos de tu empresa.
La solución facilita la búsqueda y recuperación de la información y permite estudiar automatizaciones e integraciones con otras herramientas según sus funcionalidades y compatibilidad. Te acompañamos en la definición del archivo y en la preparación de los usuarios.
Organización de facturas, albaranes, contratos y otros documentos según los criterios definidos para tu empresa.
Herramientas para localizar documentos y estudiar automatizaciones e integraciones compatibles con tus sistemas.
Digitaliza, clasifica y recupera la información de tu empresa.
Revisamos qué documentos recibe y genera tu empresa, cómo se clasifican y quién necesita consultarlos. Definimos los criterios de organización y las posibilidades de digitalización y reconocimiento de texto. La configuración de iArchiva se plantea según los tipos documentales y las funcionalidades acordadas. Las integraciones con otros sistemas se estudian a partir de su compatibilidad y de los requisitos del proyecto.
Unos criterios de archivo compartidos facilitan localizar la documentación de cada proceso. Los usuarios pueden recuperar la información de forma más ordenada, con menos dependencia de carpetas y archivos dispersos.
La clasificación y las tareas de archivo definidas ayudan a que el equipo gestione la documentación con criterios comunes. Las automatizaciones compatibles pueden reducir pasos manuales repetidos.
Digitalizar y organizar los documentos permite revisar cómo se utiliza el papel y cómo circula la información. El proyecto puede implantarse por fases, comenzando por los tipos documentales que más trabajo generan.
Identificamos tipos documentales, circuitos de archivo y necesidades de consulta. Priorizamos las tareas que conviene mejorar y los criterios de organización.
Preparamos la estructura documental y las funciones acordadas. Realizamos comprobaciones con documentos representativos para revisar la clasificación y la recuperación de información.
Formamos al equipo en los criterios de archivo y consulta. Las ampliaciones e integraciones se plantean según las necesidades y la compatibilidad de los sistemas.
El proyecto puede contemplar facturas, albaranes, contratos y otros documentos empresariales. Los tipos, formatos y funciones se revisan para definir una configuración adecuada a tu archivo.
El reconocimiento de texto ayuda a tratar la información de los documentos. Su resultado depende de la calidad y del formato del original; las comprobaciones y la validación se definen según el proceso.
Se estudian las funciones disponibles en iArchiva y las posibilidades de conexión del otro sistema. La integración depende de la compatibilidad y del alcance técnico definido para el proyecto.