POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS DE COMPAÑÍA OFIMÁTICA FM4, S.L. ('LA EMPRESA')

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), LA EMPRESA pone de manifiesto la presente política para el tratamiento y protección de datos personales.

Ámbito de aplicación

La presente política será aplicable:

• A cualquier persona que visite la página web https://fm4ricoh.com/ de LA EMPRESA.
• A todas aquellas personas que voluntariamente se comuniquen con LA EMPRESA a través de correo electrónico, chat, redes sociales o que cumplimenten cualquier formulario de recogida de datos en la web de LA EMPRESA, ya sea para solicitar información sobre productos y servicios de LA EMPRESA o para solicitar su participación en alguna acción comercial de LA EMPRESA.
• A todos los usuarios y/o clientes que contraten cualquiera de los productos o servicios de LA EMPRESA y a todas las personas que utilicen cualquier servicio que implique la comunicación de datos a LA EMPRESA o el acceso a datos por LA EMPRESA para la prestación de sus servicios.
• En todo caso, a cualquier persona que, directa o indirectamente, haya dado su consentimiento expreso para que sus datos sean tratados por parte de LA EMPRESA para cualquiera de las finalidades recogidas en esta política.

La utilización de los productos y servicios de LA EMPRESA requiere de la aceptación expresa de esta política de privacidad y protección de datos.

LA EMPRESA informa que, salvo la existencia de una representación legal, ningún usuario y/o cliente puede utilizar la identidad de otra persona y communicate sus datos personales, por lo que los datos que facilite a LA EMPRESA deben ser datos personales correspondientes a su propia identidad, adecuados, pertinentes, actuales, exactos y verdaderos. En este sentido, el usuario y/o cliente será el único responsable frente a cualquier daño directo o indirecto que cause a terceros o a LA EMPRESA por el uso de datos de otra persona o de sus propios datos cuando fuesen falsos, erróneos, no actuales, inadecuados o no pertinentes. Igualmente, el usuario y/o cliente que comunique los datos personales de un tercero será responsable de haber recabado la autorización correspondiente del propio interesado, así como de sus consecuencias en caso contrario.

Asimismo, el usuario o cliente que comunique datos personales a LA EMPRESA declara ser mayor de edad, de conformidad con lo dispuesto en la legislación española, absteniéndose en caso contrario de facilitar datos a LA EMPRESA. Cualquier dato facilitado sobre un menor de edad requerirá el consentimiento o autorización previa de sus padres, tutores o representantes legales, los cuales serán considerados responsables de los datos facilitados por los menores a su cargo.

Finalidades de la recogida de datos

LA EMPRESA informa a los usuarios de la existencia de varios tratamientos y ficheros en los que se recogen los datos comunicados a LA EMPRESA cuyas finalidades son las siguientes:

• Uso de Cookies: Las cookies son ficheros con información que se almacenan en el disco duro o la memoria temporal del ordenador del usuario, con el fin de comunicarse entre el ordenador que visita el sitio web y el servidor del sitio web, y seguir la navegación por medio del sitio web, facilitando la navegabilidad y el acceso a los contenidos. Las cookies asocian un equipo que accede al sitio web, no facilitando datos identificativos salvo que se utilicen estas en el acceso a los contenidos mediante el registro con un nombre de usuario y contraseña. El usuario puede configurar su navegador para autorizar qué cookies se almacenan o no en su ordenador, pudiendo ser estas de sesión (que se consultan durante el tiempo de navegación por la página web) o permanentes (que se graban y consultan en cada acceso a una página web hasta la caducidad de dicha cookie). LA EMPRESA en su sitio web no utiliza cookies permanentes y sí cookies de sesión, con el fin de seguir la navegabilidad y facilitar el acceso a los contenidos del sitio web, pudiendo el usuario configurar su navegador para no grabarse estas cookies, no estando limitado el acceso a ningún contenido del sitio web si no se aceptan las cookies. La web de LA EMPRESA puede usar motores de análisis como Google Analytics de Google para analizar dónde van los usuarios cuando visitan la Web.
• Formularios de contacto y Correo Electrónico: En el caso del envío de un correo electrónico a LA EMPRESA o de una comunicación de datos personales a través de otras vías, como formularios de contacto, la finalidad de la recogida y tratamiento de dichos datos por parte de LA EMPRESA es la atención de las consultas y solicitudes de información que se planteen sobre los productos o servicios que presta LA EMPRESA.
• Acciones Comerciales: En el caso de los formularios de LA EMPRESA que los interesados cumplimenten para participar en alguna acción comercial de LA EMPRESA, la finalidad será la de posibilitar dicha participación, así como el envío de comunicaciones comerciales y publicitarias sobre servicios de LA EMPRESA, siempre que el interesado expresamente así lo manifieste en el mismo momento de la recogida de datos.
• Contratación de Servicios: En la contratación de servicios de LA EMPRESA se recogerán únicamente los datos personales que fueran necesarios para establecer la relación contractual y posibilitar la prestación de servicios y remuneración de los mismos por parte de los clientes. Particularmente, este tipo de datos será recabado para las siguientes finalidades concretas:
  • Mantenimiento de la relación contractual que se establezca con el cliente, de conformidad con la naturaleza y características de los servicios contratados, contactando LA EMPRESA con el cliente a través de la dirección de correo electrónico, teléfono u otros medios indicados por este último.
  • Para el envío de documentación e información relacionada con los servicios contratados, así como el envío de comunicaciones comerciales y publicitarias sobre los mismos u otros similares por parte de LA EMPRESA, a través de correo postal, correo electrónico, teléfono, SMS u otros medios indicados por el cliente.
  • Para el almacenamiento de registros históricos de las relaciones comerciales durante los plazos legalmente establecidos.
• Conservación Legal de Datos de Tráfico: En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 25/2007 de 18 de octubre, de conservación de datos relativos a las comunicaciones electrónicas y a las redes públicas de comunicaciones, LA EMPRESA informa al usuario que se procederá a retener y conservar determinados datos de tráfico generados durante el desarrollo de las comunicaciones, así como, en su caso, a comunicar dichos datos a los órganos competentes siempre que concurran las circunstancias legales previstas por la ley.
• Otras finalidades: Para todas aquellas otras finalidades que de forma expresa aparezcan recogidas en las condiciones específicas que sean de aplicación al producto o servicio correspondiente contratado por el cliente y aceptadas por este.

Plazo de conservación de los datos personales

LA EMPRESA conservará los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades anteriormente detalladas.

Destinatarios de los datos personales

Los destinatarios de los datos personales recogidos por LA EMPRESA serán:

• Los propios empleados de LA EMPRESA en el cumplimiento de sus funciones, y los proveedores de LA EMPRESA que intervengan en la prestación de los servicios, en el caso de que ello fuera necesario para la prestación de los mismos.
• Los órganos judiciales o administrativos, así como las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, en el caso de que LA EMPRESA fuera requerida conforme a la legislación vigente para proporcionar información relacionada con sus clientes and sus servicios.
• Cualesquiera otros que debido a la naturaleza del servicio deban acceder a los datos facilitados con el mismo, tal y como se detalle en las condiciones específicas que sean de aplicación al producto o servicio correspondiente contratado por el cliente y aceptadas expresamente por este.

Derechos de los usuarios y ejercicio de los mismos

• Derecho de acceso: Los usuarios tienen derecho a obtener de LA EMPRESA información de si se están tratando datos personales que le conciernan, a acceder a los mismos y a obtener información sobre el tratamiento realizado, así como el derecho a obtener una copia de sus datos personales.
• Derecho de rectificación: Los usuarios tienen derecho a que LA EMPRESA rectifique sus datos personales en caso de que fueran inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión: Los usuarios tienen derecho a que se proceda a la supresión de los datos cuando estos ya no resulten necesarios para la finalidad para la que fueron proporcionados o cuando concurran el resto de circunstancias legalmente previstas.
• Derecho de limitación del tratamiento: Los usuarios tienen derecho a solicitar una limitación en el tratamiento de sus datos personales, de forma que no se apliquen a los mismos las operaciones de tratamiento que deban corresponder en cada caso, en aquellos supuestos previstos en el RGPD.
• Derecho a la portabilidad: Los usuarios tienen derecho a recibir los datos personales que le incumban en un formato estructurado, siempre y cuando dichos datos incumban exclusivamente al usuario y hayan sido facilitados por este.

Los clientes y/o usuarios de LA EMPRESA podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita. La comunicación que se envíe deberá ir acompañada de la petición concreta de ejercicio del derecho, fotocopia del DNI del interesado o documento válido que acredite su identidad, y deberá dirigirse a la siguiente dirección:

Protección de datos
Compañía Ofimática FM4, S.L.
C.I.F. B21216486
Paseo de la Glorieta, 26, C.P. 21002 Huelva

Autoridad de Control

Los usuarios y/o clientes de LA EMPRESA podrán dirigirse a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si consideran que el tratamiento realizado respecto a sus datos personales no se ha efectuado con respeto a la legislación vigente, cuyos datos de contacto se encuentran disponibles en la propia web de la agencia www.aepd.es.

Transferencias Internacionales de Datos

Si para la prestación de los servicios contratados por los clientes LA EMPRESA precisara la transferencia internacional de sus datos, esta circunstancia vendrá recogida en las condiciones específicas que sean de aplicación al producto o servicio correspondiente y deberán ser aceptadas expresamente por este de forma previa a la propia transferencia de los datos.

LA EMPRESA como encargado del tratamiento

LA EMPRESA tratará los datos personales respecto a los cuales el cliente ostentara la condición de responsable o encargado del tratamiento cuando ello resulte necesario para la adecuada prestación de los servicios contratados. En dicho caso, LA EMPRESA actuará como encargado del tratamiento, conforme a los términos que a continuación se indican:

• LA EMPRESA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del cliente responsable o encargado del tratamiento, no utilizándolos para un fin distinto al que figura en la presente política de protección de datos y/o en las condiciones contractuales que sean de aplicación.
• Cumplida la prestación de los servicios que motiven el tratamiento de los datos personales, estos serán destruidos al igual que cualquier soporte o documentos en los que conste algún dato de carácter personal o cualquier tipo de información que se haya generado durante, para y/o por la prestación de los servicios objeto de las correspondientes condiciones. No obstante, LA EMPRESA podrá mantener debidamente bloqueados los citados datos durante el periodo en el cual se puedan derivar responsabilidades de su relación con el cliente.
• LA EMPRESA se obliga a mantener el debido secreto profesional respecto de los datos personales a los que deba acceder y/o tratar con el fin de cumplir en cada caso con el objeto de las condiciones del servicio que le sean de aplicación, tanto durante como después de la terminación de los mismos, comprometiéndose a utilizar dicha información únicamente para la finalidad prevista en cada caso y a exigir el mismo nivel de compromiso a cualquier persona que dentro de su organización participe en cualquier fase del tratamiento de los datos personales responsabilidad del cliente.
• El acceso y/o tratamiento a los datos por parte de LA EMPRESA, sin perjuicio de las disposiciones legales o reglamentarias específicas vigentes que pudieran resultar de aplicación en cada caso o las que por propia iniciativa adopte LA EMPRESA, estará sometido a las medidas de seguridad necesarias para:
  • Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes en los sistemas y servicios del tratamiento.
  • Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
  • Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
  • Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
• El cliente autoriza a LA EMPRESA, en su calidad de encargado del tratamiento, a subcontratar a terceros, en nombre y por cuenta del cliente, los servicios de almacenamiento, custodia de las copias de respaldo de datos y seguridad, y aquellos que fueran necesarios para posibilitar la prestación de los servicios contratados, respetando en todo caso las obligaciones impuestas por el RGPD y su normativa de desarrollo. En cualquier momento, el cliente podrá dirigirse a LA EMPRESA para conocer la identidad de las entidades subcontratadas para la prestación de los servicios indicados, las cuales actuarán de conformidad con los términos previstos en este documento y previa formalización con LA EMPRESA de un contrato de tratamiento de datos conforme a la normativa de aplicación vigente.
• El cliente autoriza a LA EMPRESA a realizar las acciones que se indican a continuación, siempre que sean necesarias para la ejecución de la prestación de los servicios. Dicha autorización queda limitada a las actuaciones necesarias para la prestación de cada servicio y con una duración máxima vinculada a la vigencia de las condiciones contractuales aplicables:
  • A llevar a cabo el tratamiento de los datos personales en dispositivos portátiles únicamente por los usuarios o perfiles de usuarios asignados a la prestación de los servicios.
  • A llevar a cabo el tratamiento fuera de los locales del cliente o de LA EMPRESA, únicamente por los usuarios o perfiles de usuarios asignados a la prestación de los servicios.
  • La entrada y salida de soportes y documentos que contengan datos personales, incluidos los comprendidos y/o anejos a un correo electrónico, fuera de los locales bajo el control del cliente responsable del tratamiento.
  • La ejecución de los procedimientos de recuperación de datos que LA EMPRESA se vea obligada a realizar.

LA EMPRESA no se hace responsable del incumplimiento de las obligaciones legales en protección de datos personales por parte del usuario y/o cliente en lo que a su actividad le corresponda y que se encuentre relacionado con la ejecución del contrato o relaciones comerciales que le unan a LA EMPRESA. Cada parte deberá hacer frente a la responsabilidad que se derive de su propio incumplimiento de las obligaciones contractuales y de la propia normativa.

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Compañía Ofimática FM4, S.L.
C.I.F. B21216486
Paseo de la Glorieta, 26, C.P. 21002 Huelva
Teléfono: 959 28 07 84
Email: atencion.cliente@fm4.es

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